Questo vademecum presenta una guida operativa di Clavis con le principali procedure; è rivolto alle scuole, in particolar modo a chi utilizza per la prima volta il gestionale e vuole avere una visione d’insieme sulle operazioni più frequenti.

Si rimanda al https://helpcenter.comperio.it/cng/ per un’analisi più approfondita di tutte le funzionalità di Clavis.

Accedere

Clavis è una applicazione web, quindi non necessita di essere installato localmente sul proprio computer. Per poter accedere al programma è sufficiente avere un browser aggiornato e una connessione internet adeguata.

Ogni rete scolastica Clavis ha un proprio indirizzo web che viene comunicato dall’assistenza Comperio o dai referenti-responsabili di rete. L’accesso richiede l’inserimento di username e password, le credenziali associate al proprio profilo.

Ci sono diversi tipi di livello di accesso che definiscono il proprio profilo di operatore:

  • il responsabile della biblioteca, che viene creato dall’assistenza Comperio;

  • l’operatore della biblioteca (bibliotecario, catalogatore, volontario ecc.), che viene creato dal responsabile.

Non vi è limite al numero di operatori e uno stesso operatore può essere disabilitato o attivato.

Per avere più informazioni consultare la pagina del manuale https://helpcenter.comperio.it/cng/per-iniziare.

Catalogare

Per catalogare nuove risorse la procedura è la seguente:

  • posizionarsi nella sezione Catalogo;

  • cliccare su Nuova notizia, presente nel menu a sinistra:

  • la descrizione della risorsa può essere cercata attraverso i seguenti campi:

    • EAN/ISBN/ISSN: il numero EAN, ISBN o ISSN della notizia ricercata, con o senza trattini;

    • Titolo: il titolo o parte di esso;

    • Data: la data di pubblicazione nel formato AAAA;

    • Autore: una o più parole dell'intestazione per autore (esempio: Manzoni Alessandro o Manzoni);

    • Editore: una o più parole dell'editore (esempio: Rusconi o Ponte Grazie);

    • Livello: la ricerca visualizza risultati per singoli livelli bibliografici. Il livello di default è impostato su monografia, ed esclude quindi dalla ricerca le notizie dei seriali. Per ricercare solamente seriali, scegliere dalla lista il valore corrispondente;

  • la ricerca avviene simultaneamente nel proprio catalogo e in sistemi esterni da cui è possibile catturare le notizie:

    • se la descrizione è presente nel proprio catalogo cliccare su vedi notizia;

    • se la descrizione è presente in cataloghi esterni cliccare su importa;

  • dopo aver visualizzato i dati della notizia, cliccare in basso aggiungi esemplare (l’esemplare verrà aggiunto nella biblioteca in cui si è loggati, visibile in basso a destra)

  • inserire i dati gestionali e fisici: cliccando Inserisci contatore il sistema assegna automaticamente un numero di inventario all’esemplare, deve però essere presente una serie inventariale. Dopo aver inserito i dati cliccare salva e chiudi.

Le notizie (relative a libri, dvd, periodici ecc.) possono essere ricercate attraverso la sezione Catalogo.

La schermata semplificata prevede una quantità limitata di campi di ricerca:

  • record id: identificativo univoco assegnato alla notizia bibliografica all’interno del sistema;

  • bid: identificativo delle notizie provenienti da altri sistemi (per esempio da SBN);

  • titolo: titolo della notizia;

  • ean/isbn/issn: numeri standard assegnati a libri, periodici, risorse multimediali etc.;

  • bibl. di gestione: elenco delle biblioteche del sistema. Cliccando su locale la ricerca riguarda solamente le notizie con almeno un esemplare associato alla biblioteca in cui si è autenticati;

  • nascondi notizie senza esemplari: funzionalità che consente di nascondere le notizie prive di copie, utile nel caso lo scopo della ricerca sia effettuare un prestito;

  • livello bibliografico: indica la natura della notizia bibliografica (cfr. Reicat cap. 0.4.4.3 https://norme.iccu.sbn.it/index.php?title=Reicat/Introduzione/0.4/0.4.4#0.4.4.3);

  • tutto testo: consente di cercare in tutti i campi della notizia bibliografica;

  • trattamento del dato: consente di filtrare in base alle diverse tipologie di patrimonio, ovvero Bibliografico, Archivistico e Museale.

Cliccando più opzioni è possibile effettuare una ricerca avanzata, con più campi a disposizione. Per tornare alla maschera semplificata, è sufficiente cliccare il link meno opzioni.

Dopo aver individuato la notizia, cliccando il tasto vedi si accede ai dettagli del record.

Cercare esemplari

Nella pagina Lista esemplari si possono effettuare ricerche semplici o complesse sul patrimonio, al fine di individuare esemplari per le attività di gestione o di prestito.

Aprendo il menu a tendina si visualizza la lista dei filtri disponibili. Per selezionare un filtro basta cliccare la voce corrispondente.

Per selezionare più proprietà è necessario cliccare sul pulsante verde in alto a destra Aggiungi filtro.

Fare un prestito

Per fare un prestito è necessario andare alla pagina Banco prestiti, raggiungibile dalla sezione Circolazione o dal menu scorciatoia visibile in tutte le pagine di Clavis.

Il Banco prestiti è costituito dai due campi di inserimento Utente ed Esemplare:

Il campo utente serve per identificare l'utente a cui associare il prestito. L'utente può essere selezionato in tre modi:

  • inserendo il Codice a barre registrato sulla sua tessera;

  • inserendo il suo Codice fiscale;

  • scrivendo il suo Cognome.

Una volta individuato l'utente, compare la sua scheda sintetica.

Utilizzando il campo Esemplare è possibile selezionare un documento attraverso il codice barre o la sequenza serie inventariale-inventario.

Il documento individuato viene mostrato nella parte superiore della pagina.

Per attivare il prestito è sufficiente cliccare il pulsante Attiva il prestito.

Fare una restituzione

Per effettuare il rientro dei documenti da Banco prestiti in modalità standard, è sufficiente caricare i documenti utilizzando il campo Esemplare. Non è necessario pre-selezionare anche l'utente.

In alternativa è possibile cliccare l’azione Rientra dall'area dei Prestiti in corso pre-selezionando l’utente.

Stampare l’etichetta di un esemplare

Le etichette relative agli esemplari si possono stampare dalla scheda degli esemplari o dalla pagina Stampa etichette.

Nella scheda dell’esemplare, in fondo alla pagina, è visibile la sezione dedicata alla stampa dell’etichetta.

Mentre dalla pagina Stampa etichette è possibile selezionare più esemplari e stampare le etichette (dorso e/o barcode) di seguito utilizzando appositi modelli di stampa.

Inserire un nuovo operatore

I nuovi operatori possono essere inseriti cliccando Inserisci operatore, presente nel menu della pagina Biblioteche.

Per completare l'inserimento di un operatore, oltre inserire le informazioni di contatto e di accesso, dopo aver cliccato il pulsante Salva e chiudi, sarà necessario assegnare:

  • un profilo di accesso;

  • almeno una biblioteca collegata dove operare (è possibile farlo sia dalla sezione Biblioteche della Scheda operatore appena creata sia dall'area Operatori della scheda della Biblioteca a cui si vuole legare l’operatore).

Una volta creato un nuovo operatore, non è più possibile cancellarlo.