Introduzione

Nella pagina Lista esemplari si possono effettuare ricerche semplici o complesse sul posseduto, al fine di individuare esemplari per le attività di gestione del patrimonio ed eventualmente per il prestito della copia.

Per effettuare una ricerca è possibile:

  • impostare i criteri utili a filtrare particolari proprietà degli esemplari;

  • utilizzare ricerche precedentemente salvate.

Filtri di ricerca

Selezionare un filtro di ricerca

Aprendo il menu a tendina si visualizza la lista dei filtri disponibili. Per selezionare un filtro basta cliccare sulla voce corrispondente.

Aggiungere filtri di ricerca

Per selezionare più proprietà è necessario cliccare sul pulsante verde in alto a destra Aggiungi filtro.

Cliccando su questo pulsante viene inserita una nuova riga vuota fra i campi di ricerca, aprendo il menù a tendina è possibile selezionare il filtro che interessa, come descritto nella sezione precedente.

Poiché sono presenti più filtri di ricerca occorre istruire il programma su come connettere queste proprietà.

Connettere più filtri di ricerca (o come cercare su più proprietà dell’esemplare contemporaneamente)

Spesso occorre fare ricerche più precise e complesse, indicando diverse caratteristiche o proprietà degli esemplari. Ad esempio potrebbe essere utile avere una lista di tutti gli esemplari in catalogo che abbiano anche (AND) una particolare classe di prestabilità; oppure ancora tutti i titoli scartati dopo una certa data o (OR) che siano fuori catalogo.

Una volta determinate le proprietà utili al raffinamento (in catalogo AND classe di prestabilità nel primo esempio, stato scartato OR fuori catalogo nel secondo) vanno aggiunti i filtri corrispondenti.

Si possono legare questi filtri in modo che:

  • tutte le proprietà valgano per gli esemplari del risultato, utilizzando l’operatore Tutti (AND)

  • anche solo una delle proprietà selezionate valga per gli esemplari del risultato, utilizzando l’operatore Almeno uno (OR)

Salvare un filtro di ricerca

Una ricerca che viene utilizzata spesso può essere salvata e richiamata all’occorrenza.

Per salvare una ricerca occorre impostare i parametri di raffinamento e poi cliccare sul tasto Salva ricerca.

Si apre così un pannello in cui inserire il nome della ricerca appena eseguita.

Selezionare un filtro di ricerca salvato

Una volta cliccato il pulsante Salva, la ricerca può essere selezionata dalla lista a discesa a sinistra.

In questa lista si trovano tutte le query per la ricerca esemplari salvate dall'operatore Clavis corrente.

Filtri di ricerca complessi

Si possono aggiungere a piacere le condizioni che servono per filtrare le caratteristiche degli esemplari.

È possibile legare anche gruppi di filtri cliccando il pulsante Aggiungi gruppo di filtri.

Per esempio l’interrogazione nella schermata seguente individua tutti i fuori catalogo che abbiano come biblioteca di gestione Negrar di Valpolicella o San Martino B.A..

Eseguire una ricerca

Una volta indicati tutti i parametri di ricerca è sufficiente premere il pulsante Cerca per avere la lista di esemplari che abbiano i criteri impostati.

Descrizione ed uso dei vari filtri di ricerca

I filtri di ricerca vengono proposti in ordine alfabetico.

Nella seguente tabella si offre una descrizione sintetica dei filtri e del loro possibile utilizzo in Clavis.

Filtri

Descrizione

ID esemplare

È l’identificativo univoco della scheda di esemplare, una stringa numerica che consente di ricercare una specifica copia tramite il suo id.

Barcode

Ricerca un preciso esemplare per codice a barre (il barcode è associato all’esemplare ed è diverso dal numero standard della pubblicazione).

Titolo

Ricerca per titolo dell'esemplare. Se questo è legato a una notizia bibliografica la ricerca è effettuata sul titolo e sul complemento del titolo della notizia (manifestazione).

ID Notizia

Permette di ricercare esemplari legati alla notizia bibliografica individuata tramite l’identificativo specificato.

Data inventariazione

Permette di ricercare a partire dalla data in cui è stato inventariato l'esemplare.
È possibile effettuare la ricerca su un certo intervallo di tempo, oppure, inserendo solo una delle due date, la ricerca viene fatta su tutti gli esemplari inventariati a partire da o fino a una specifica data.

Serie inventariale

Elenca e permette di ricercare gli esemplari di una delle serie inventariali create per la biblioteca attuale utilizzata dall'operatore.

Inventario

Permette di inserire uno specifico numero di inventario (o un intervallo di numeri).
Se non viene selezionata la serie inventariale vengono restituiti tutti i numeri inseriti a prescindere dalla serie di appartenenza.

Sezione

Nel caso in cui la biblioteca attuale abbia creato delle sezioni permette di cercare gli esemplari inseriti in una certa sezione.

Collocazione

Permette di specificare una collocazione (o un intervallo, per esempio tutti gli esemplari che hanno una collocazione tra l’852 e l’853.92). Se non si indica una biblioteca di gestione vengono restituite tutte le collocazioni pertinenti all'interno del sistema.

Specificazione

Permette di filtrare per una singola specificazione (o un intervallo).

Sequenza 1/2

Permette di specificare la sequenza 1 o 2 (o un intervallo).

Media

Permette di ricercare esemplari rispetto ai valori inseriti nel campo Media.

Provenienza

Permette di ricercare esemplari rispetto ai valori inseriti nel campo Sorgente presente nella sezione Acquisti dell’esemplare. Le sorgenti potrebbero essere: Abbonamento, Acquisto diretto, Acquisto tramite Centro Servizi, Deposito, Donazione da ente, Donazione da privato, Lascito, Omaggio, Patrimonio pregresso, Scambio. È possibile definire questi valori a livello di sistema dalla pagina di modifica dei parametri di sistema.

Fornitore

Ricerca filtrando dalla lista di fornitori inseriti nel sistema.

Stato esemplare

Permette di ricercare a partire dallo stato definito per l'esemplare. Gli stati potrebbero essere: Copia di conservazione, Da riprodurre, Da scartare, Da scartare e sostituire, Deteriorato, In catalogazione, In deposito, In ordine, In vetrina, Non trovato da cercare, Novità, Ordine annullato, Ordine evaso, Scartato, Scartato deteriorato, Scartato obsoleto, Smarrito, Smarrito da eliminare, Smarrito da sostituire, Su scaffale.

Status ordine

Permette di filtrare per l'attuale stato dell'ordine degli esemplari: In ordine, Ordine evaso, Ordine annullato, ecc.

Stato fisico esemplare

Filtra a seconda dello stato fisico degli esemplari: Ottimo, Pessimo, Incompleto, ecc.

Stato fisico fascicolo

Permette di ricercare a partire dallo stato del fascicolo legato agli esemplari. Gli stati potrebbero essere: Arrivato, Arrivo previsto, Mancante, Prossimo arrivo, Ultimo arrivo.

Classe prestabilità

Permette di ricercare a seconda della classe di prestabilità dell'esemplare. Queste potrebbero essere: Non disponibile, Prestabile, Prestito locale, Solo consultazione, Consultazione locale, Novità locale 30gg ecc.

Stato del prestito

Permette di ricercare a partire dallo stato del prestito legato all'esemplare.
Gli stati corrispondono alle diverse situazioni di circolazione in cui potrebbe trovarsi un esemplare nel sistema e sono: Annullato, Concluso, In consultazione, In deposito, In prestito, In prestito extra-sistema, In rientro, In transito, Non in prestito, Non in prestito, extra-sistema, Pronto al prestito, Pronto al rientro esterno, Pronto al transito, Pronto al transito di rientro, Richiesto per ILL.

Scaffale

Permette di cercare solamente fra gli esemplari appartenenti allo scaffale selezionato.
Questo campo funziona tramite auto completamento: per selezionare lo scaffale occorre iniziare a digitare il relativo nome e poi scegliere con un clic fra gli elementi che vengono proposti come completamento.

Biblioteca proprietaria

La biblioteca proprietaria viene compilata automaticamente dal software utilizzando la biblioteca attuale dell'operatore che aggiunge l'esemplare. Per poterla indicare cominciare a scrivere il nome della biblioteca nel campo testo e selezionare con un clic quella desiderata fra gli elementi proposti. Nel caso non dovesse comparire occorre restringere la ricerca scrivendo il nome della biblioteca più dettagliatamente.

Biblioteca gestione

Permette di filtrare per la biblioteca di gestione dell'esemplare. Per poterla indicare cominciare a scrivere il nome della biblioteca nel campo testo e selezionare con un clic quella desiderata fra gli elementi proposti. Nel caso non dovesse comparire occorre restringere la ricerca scrivendo il nome della biblioteca più dettagliatamente.

Biblioteca gestione precedente

Permette di filtrare per la biblioteca di gestione precedente dell'esemplare. Per poterla indicare cominciare a scrivere il nome della biblioteca nel campo testo e selezionare con un clic quella desiderata fra gli elementi proposti. Nel caso non dovesse comparire occorre restringere la ricerca scrivendo il nome della biblioteca più dettagliatamente.

Biblioteca corrente

Permette di ricercare a partire dalla biblioteca in cui si trova l’esemplare. Per poterla indicare cominciare a scrivere il nome della biblioteca nel campo testo e selezionare con un clic quella desiderata fra gli elementi proposti. Nel caso non dovesse comparire occorre restringere la ricerca scrivendo il nome della biblioteca più dettagliatamente.

Biblioteca destinazione

Permette di ricercare gli esemplari destinati a una certa biblioteca. Per poterla indicare cominciare a scrivere il nome della biblioteca nel campo testo e selezionare con un clic quella desiderata fra gli elementi proposti. Nel caso non dovesse comparire occorre restringere la ricerca scrivendo il nome della biblioteca più dettagliatamente.

Biblioteca esterna (prestito)

Permette di ricercare gli esemplari destinati a una certa biblioteca esterna. Per poterla indicare cominciare a scrivere il nome della biblioteca nel campo testo e selezionare con un clic quella desiderata fra gli elementi proposti. Nel caso non dovesse comparire occorre restringere la ricerca scrivendo il nome della biblioteca più dettagliatamente.

Data modifica

Permette di ricercare gli esemplari modificati: prima del, dopo il o il giorno selezionato.

Data scarto

Permette di ricercare gli esemplari per intervallo delle date di eventuale scarto.

Data ultimo prestito

Permette di ricercare tutti gli esemplari in riferimento alla data dell’ultimo prestito effettuato.

Catalogo

Abilita la possibilità di cercare in:

  • Tutti gli esemplari

  • Solo gli esemplari a catalogo

  • Solo i fuori catalogo

Visibile da OPAC

Filtra per visibilità o meno degli esemplari nell'OPAC.

Visualizzazione risultati

Una volta eseguita la ricerca, i risultati sono visualizzati nella stessa pagina da cui sono stati selezionati i filtri.

Ordinamento

La tabella è ordinabile in senso ascendente o discendente per le colonne la cui intestazione è un link (titolo, collocazione, biblioteca di gestione).

Cliccando sull'intestazione la lista viene ordinata per i valori di quella colonna in modalità ascendente (freccia verde in su); cliccando un'altra volta viene ordinata in modalità discendente (freccia blu in giù).
La freccia serve anche per vedere sulla base di quale colonna la lista è ordinata.

I risultati sono mostrati in una lista di 10, 20, 50 o 100 righe. Il numero di righe può essere scelto selezionandolo dalla apposita lista che compare al fondo della pagina. Il valore delle righe da visualizzare resta valido per tutta la sessione di lavoro.

Colonne

Le colonne della tabella dei risultati sono così suddivise:

  • titolo, il titolo dell'esemplare;

  • [classe] stato del prestito, tra parentesi quadre è riportata la classe di prestabilità dell'esemplare, mentre di seguito è indicato se l'esemplare è in prestito o meno (eventualmente in che stato si trova);

  • collocazione, la collocazione dell'esemplare. Questa è composta dai campi: Sezione, Collocazione, Specificazione, Sequenza-1, Sequenza-2;

  • inventario, riporta la serie inventariale e il numero di inventario separati da un trattino;

  • biblioteca di gestione, indica la biblioteca di gestione dell'esemplare. Il nome è un link che rimanda alla pagina della biblioteca.

Se nel sistema è abilitata la Circolazione per bacini, risulta visibile la colonna distanza, che indica la distanza fra la biblioteca di provenienza dell'esemplare e l'attuale biblioteca di gestione.

Azioni

Le azioni possibili su ogni esemplare sono le stesse presenti nel banco prestiti, quindi:

  • presta, rimanda al Banco prestiti con l'esemplare selezionato;

  • ritorna, conclude il prestito per l'esemplare e rimanda al Banco prestiti per consentire altre operazioni;

  • proroga, effettua una proroga sulla data di restituzione dell'attuale prestito;

  • vedi, apre la Scheda di dettaglio dell'esemplare;

  • modifica, apre la scheda di dettaglio esemplare in modalità di modifica;

  • prenota-questa-copia, permette di prenotare lo specifico esemplare. Cliccando sul link viene aperta la Scheda di dettaglio esemplare.

Aggiunta a scaffale

Selezionando singoli esemplari attraverso la casella di spunta, in fondo alla lista compare il pulsante Aggiungi a scaffale.
N.B.: se si intende selezionare l'intero risultato della ricerca, cliccare sulla casellina di spunta della barra azzurra (a sinistra accanto a Titolo).

Cliccando su Aggiungi a scaffale si apre una finestra che permette la scelta di uno scaffale esistente.

Se necessario, è possibile anche inserire un nuovo scaffale vuoto cliccando Creazione rapida nuovo scaffale.

Una volta creato lo scaffale, o selezionato uno esistente, si possono inserire al suo interno gli esemplari cliccando su lega.

Si possono fare più ricerche e inserire diverse selezioni nello stesso scaffale.

Per i possibili usi degli scaffali vedi Lista scaffali e Inserisci scaffale.