La pagina contiene l'elenco di tutte le prenotazioni per cui la biblioteca dispone di almeno un esemplare in grado di soddisfarle. Per ciascuna riga, compare una bandierina rossa sulla sinistra nel caso in cui la biblioteca attuale sia, al momento, l'unica in grado di prendersene carico (quindi si tratta di prenotazioni visibili solamente alla biblioteca attuale).

La lista delle prenotazioni è filtrata automaticamente per ottimizzare la circolazione del materiale e ridurre gli interprestiti non necessari. Per questo motivo, se la biblioteca indicata per il ritiro ha già disponibile un documento in grado di soddisfare la prenotazione, sarà l’unica a vederla (ovvero la stessa prenotazione non sarà visibile ad altre biblioteche della rete).

Una prenotazione pendente, per poter essere soddisfatta, va presa in gestione. La "presa in gestione" di una prenotazione comporta la scomparsa della stessa dalla pagina Prenotazioni delle altre biblioteche che sono potenzialmente in grado di soddisfarla, permettendo all'operatore di avere il tempo di recuperare il materiale per poi processarlo. Per questo motivo la pagina è divisa in due aree: le prenotazioni Pendenti e le Prese in gestione.

Pendenti

Nella parte superiore della pagina sono presenti alcuni filtri che permettono di raffinare l'elenco, selezionando le prenotazioni secondo i seguenti parametri:

  • Sezione, permette di specificare una delle sezioni in uso nella biblioteca attuale;

  • Collocazione, permette di specificare una collocazione;

  • Barcode o Numero di inventario, permette di inserire l’identificativo univoco di un esemplare;

  • Max distanza, nel caso a livello di sistema sia stata attivata la circolazione a bacini, filtra per distanza di prenotazione minore o uguale a quella selezionata;

  • Tipo prenotazione, permette di filtrare in base al tipo di prenotazione, nel caso a livello di sistema sia stata attivata una configurazione con tipi di prenotazioni diverse. Di default il valore normale significa "assenza di tipo";

  • Destinazione, permette di filtrare per biblioteca di ritiro del prestito (biblioteca di destinazione);

  • Utente, permette di ottenere l'elenco di prenotazioni (o code di prenotazione) collegate a un determinato utente.

La tabella che raccoglie le prenotazioni mostra una sola riga per titolo ed è divisa come segue:

Colonna

Descrizione

Flag

Accanto al segno di spunta della riga, sulla sinistra, viene mostrata una bandierina rossa nel caso in cui la biblioteca attuale sia l'unica in grado di soddisfare la prenotazione. È sempre presente nel caso di prenotazioni sulla copia, mentre nel caso di prenotazioni su titolo, indica che nel sistema quella risulta essere l'unica biblioteca in quel momento ad avere il documento a disposizione.

Titolo

Il titolo e le indicazioni di responsabilità del documento prenotato. Nel caso di prenotazioni sulla copia, viene mostrata accanto al titolo l'icona di un libro.

destinatario (prestiti) ->destinazione

L'utente che ha effettuato la prenotazione e, tra parentesi, il numero di prestiti in corso per quell'utente. Sotto al nome dell'utente viene indicata la biblioteca di destinazione del prestito, che l'operatore (o l'utente) ha indicato come biblioteca per il ritiro. Nel caso di prestiti extra-sistema viene indicata la biblioteca di destinazione del prestito.

Max distanza

Solo nel caso di circolazione a bacini. Mostra il grado di visibilità definito per la prenotazione. L'assenza del numero indica una prenotazione sulla copia, il numero 0 indica che è visibile alla sola biblioteca attuale, il numero 1 indica che la prenotazione è visibile anche alle biblioteche dello stesso bacino della biblioteca attuale. Un numero superiore indicherà che la stessa prenotazione è visibile a tutte le biblioteche con una distanza (rispetto alla biblioteca attuale) compresa entro quel numero.

Richiesta il

La data e l'ora in cui è stata effettuata la prenotazione.

Scade il

La data di scadenza della prenotazione, al termine della quale la prenotazione verrà automaticamente cancellata.

Prenotato dall’operatore

Indica l'operatore che ha effettuato la prenotazione, oppure, nel caso in cui sia stata fatta dall'utente attraverso il portale, viene riportata la dicitura da Opac.

Esemplare candidato

Esemplare locale candidato a soddisfare la prenotazione. La presenza di un punto esclamativo rosso segnala delle situazioni che meritano una particolare attenzione dell’operatore come, ad esempio, il caso di un documento di un’altra biblioteca, ma attualmente presente nella biblioteca in cui si sta operando, che può soddisfare la prenotazione, o di un esemplare che è stato movimentato di recente (da poco restituito).

Prenotazioni gestibili

Indica il numero di prenotazioni soddisfacibili con il materiale presente in biblioteca. Cliccando sul numero è possibile aprire in un popup la coda delle prenotazioni, scegliendo quale soddisfare tra quelle proposte. In questo senso, nel caso in cui siano presenti più copie di un titolo con diverse prenotazioni, dal popup sarà possibile prendere in gestione un numero di prenotazioni pari al numero di copie presenti in biblioteca.

Esemplari disponibili / Prenotazioni in coda

Il primo numero indica gli esemplari in grado di soddisfare la prenotazione presenti nella biblioteca attuale in questo momento. Il secondo numero indica il numero di prenotazioni sullo stesso titolo.
Il minore tra questi due numeri corrisponderà alle prenotazioni gestibili dalla biblioteca in questo momento.

Azioni

Le azioni possibili sulla prenotazione pendente sono:
Vedi: apre una finestra popup con il dettaglio della prenotazione.
Annulla: apre una finestra popup che permette di cancellare la prenotazione (con l'opzione di inviare contestualmente una mail all'utente).
Sposta notizia: permette di spostare la prenotazione su un altro titolo.
Prendi in gestione: permette di prendere in gestione la prenotazione.

Una volta selezionate le prenotazioni che si ritiene di poter soddisfare (attraverso la casella di spunta a sinistra della prenotazione), è possibile cliccare sul pulsante Prendi in gestione sotto la tabella a destra.

Cliccando il pulsante, i documenti corrispondenti vengono trasferiti nella sezione Prese in gestione e, contestualmente, viene visualizzato un messaggio di stato nella barra inferiore di Clavis con riportato il numero di prenotazioni prese in gestione. Nel caso di prenotazioni visibili a più biblioteche contemporaneamente, la presa in gestione comporta la scomparsa della stessa dalla tabella riepilogativa delle prenotazioni pendenti di tutti gli altri operatori del sistema.

Prenotazioni gestibili

Nel caso la biblioteca possieda più esemplari della stessa notizia in grado di soddisfare diverse prenotazioni in coda, si può gestire l’intera operazione cliccando il numero presente nella colonna Prenotazioni gestibili.

Nel caso, ad esempio, di una coda di sei prenotazioni sul titolo, avendo la disponibilità in biblioteca di due copie dello stesso, nella colonna viene riportata l'indicazione che è possibile gestire due prenotazioni. Cliccando sul numero, si apre una finestra popup con la coda delle prenotazioni sul titolo, e la possibilità di scegliere quella da soddisfare (nel caso non si volesse rispettare l’ordine della coda), cliccando il pulsante prendi in gestione per confermare la selezione.

Allo stesso modo, senza aprire il popup, è possibile gestire direttamente la prima prenotazione in coda, cliccando sull'azione Prendi in gestione (o spuntando la casella corrispondente e utilizzando il pulsante Prendi in gestione in fondo alla tabella).

Nel caso sia presente una coda di richieste e una di queste venga soddisfatta, se la biblioteca può soddisfarne un’altra, la prenotazione non scompare dall’elenco delle Pendenti, ma si manifesta nuovamente con le informazioni della prossima prenotazione in coda (nel caso si sia preso in gestione secondo l’ordine di precedenza) e con il numero delle Prenotazioni gestibili aggiornato.

Prenotazioni non gestibili

Non sempre è possibile prendere in gestione tutte le prenotazioni presenti nell’elenco. Durante la presa in gestione, vengono effettuati diversi controlli sulle possibilità di soddisfare la prenotazione: ad esempio, se l'utente ha superato il limite di prestiti consentiti, oppure se, nel frattempo, un'altra biblioteca ha già preso in gestione o soddisfatto la stessa prenotazione.
Le prenotazioni che non possono essere prese in gestione vengono segnalate con un messaggio di stato e possono essere nascoste dall’elenco aggiornando la pagina.

Prese in gestione

Quest'area riepiloga le prenotazioni prese in gestione dall'operatore e permette di soddisfarle. La tabella delle prenotazioni Prese in gestione è visibile esclusivamente all'operatore che compie l’azione per un massimo di 2 ore. Se le prenotazioni prese in gestione non vengono processate entro questo tempo, ritornano automaticamente tra le prenotazioni Pendenti del sistema, permettendo così ad altri operatori di soddisfarle.

In questa pagina sono presenti ulteriori informazioni sulle prenotazioni, in particolare:

  • esemplari locali, mostra le collocazioni e inventari degli esemplari utilizzabili per soddisfare la prenotazione;

  • esemplari non locali, mostra il numero di esemplari che si trovano presso altre biblioteche e sarebbero attualmente in grado di soddisfare la stessa prenotazione.

Cliccando una collocazione mostrata nella colonna esemplari locali, viene aperta una finestra popup che mostra l'esemplare in modalità modifica, per permetterne rapidamente il cambio di informazioni gestionali (es. cambiarne lo stato).

Soddisfare la prenotazione

Per soddisfare la prenotazione è possibile:

  • selezionare la casella di spunta relativa alla prenotazione e cliccare il pulsante processa nella parte superiore dell'area;

  • inserire (manualmente o tramite lettore ottico) il barcode o numero d'inventario dell’esemplare da prestare nell’omonimo campo nella parte superiore della pagina, e quindi cliccare il pulsante processa (o premere Invio sulla tastiera);

  • usare l’azione scegli dalla tabella che riepiloga le prenotazioni in gestione.

Una prenotazione soddisfatta potrebbe trasformarsi:

  • in un pronto al prestito, se si tratta di una prenotazione per un utente della biblioteca attuale;

  • in un interprestito in uscita, se si tratta di una prenotazione per un utente di un'altra biblioteca del sistema;

  • in un prestito extra-sistema, se si tratta di una prenotazione effettuata per una biblioteca esterna al sistema.

Riportare la prenotazione a Pendente

Nel caso in cui non sia possibile soddisfare la prenotazione (ad es. non si trova il materiale a scaffale), è possibile riportare lo stato della prenotazione a Pendente, rendendola così di nuovo visibile agli altri operatori del sistema. Per farlo è sufficiente selezionare la casella di spunta relativa e cliccare il pulsante Cessa gesione sotto alla tabella.

Se non si trova la copia è bene segnalarne lo smarrimento (anche solo temporaneo), cliccando l'azione vedi in corrispondenza della prenotazione e modificando in modo opportuno la scheda dell’esemplare.

Azioni sulle prenotazioni

Su una prenotazione è possibile effettuare diverse azioni, sia dalla sezione Pendenti che da Prese in gestione.

Vedi

Presente nell'area delle Pendenti e Prese in gestione.

Cliccando il pulsante Vedi si apre una finestra popup che mostra i dettagli della prenotazione e lo storico delle modifiche (es. cambio dati, prese in gestione).

Nel caso di una prenotazione sull'esemplare, sono evidenziati anche i dati sulla collocazione, il numero di inventario e la biblioteca di appartenenza.

Cliccando sull'icona della matita è possibile modificare il campo rispettivo, ovvero:

  • la data di richiesta del documento;

  • la data di scadenza della prenotazione;

  • la biblioteca di destinazione;

  • il tipo di prenotazione (se regolare o in document delivery)

  • il valore max distanza (se si utilizza la circolazione a bacini);

  • il campo note;

È inoltre possibile trasformare una prenotazione su esemplare in prenotazione su titolo, cliccando il pulsante Conserva solo la prenotazione per notizia. Lo spostamento di una prenotazione da esemplare a notizia mantiene la priorità della prenotazione nella coda delle prenotazioni.

Nel caso un sistema utilizzi il sistema di circolazione a bacini è utile fare attenzione alla modifica del valore max distanza che, attualmente, comporta di fatto un riposizionamento nella coda delle prenotazioni per l'utente. A tutti gli effetti, modificare il valore max distanza, corrisponde a cancellare la prenotazione ed effettuarne una nuova.

Scegli

Disponibile solo per una prenotazione tra le Prese in gestione.

Questa funzione permette, tramite popup, di processare una prenotazione scegliendo uno o più esemplari che la soddisfano.

Nel caso la biblioteca possieda diversi esemplari candidati a soddisfare la prenotazione, è possibile inserire il barcode o il numero di inventario identificativo dell'esemplare scelto. Se si utilizza l'azione scegli corrispondente alla prenotazione gestita, invece, si apre una finestra popup che permette la selezione manuale delle singole copie, azione che deve essere poi confermata tramite il pulsante processa.

La funzione Scegli permette anche la selezione multipla, utile per il prestito di più oggetti contestualmente ad una singola prenotazione (es. opera in 2 volumi, libro+cd, cofanetto di dvd, etc.).

Quindi, nel caso in cui ad una notizia siano stati legati due esemplari non prestabili separatamente (ad es. libro+cd), è sufficiente effettuare una prenotazione sul titolo e quindi utilizzare la funzione scegli per per poterla soddisfare con entrambi gli esemplari.

Annulla

Disponibile solo per una prenotazione tra le Pendenti.

Cliccando il pulsante Annulla viene aperto un popup che permette di cancellare la prenotazione.

È possibile aggiungere una motivazione per l'annullamento, che si aggiunge alle note preceduta dalla dicitura Nota annullamento.
Spuntando la casella Spedici mail viene inoltre inviata una mail di avviso all'utente (nel caso sia presente la mail tra i contatti dell'utente).

Sposta notizia

Disponibile solo per una prenotazione tra le Pendenti.

Permette di spostare la prenotazione su un'altra notizia. Nel caso di prenotazioni sulla copia, questa si trasforma in prenotazione su titolo.

Il popup si apre con la maschera di ricerca a catalogo, tramite la quale è possibile, a seguito di una ricerca, cliccare il pulsante lega per rendere effettivo lo spostamento della prenotazione su un altro titolo.

Postazioni RFID

In questa pagina è possibile utilizzare la tecnologia RFID per processare i documenti presi in gestione.