Come risolvere il problema di esemplari con stesso numero di inventario
Può capitare che, selezionando un esemplare da Banco prestiti, compaia il seguente messaggio:
Attenzione: la ricerca identifica più di un esemplare! risolvi oppure scegli un altro esemplare.
Questo significa che esistono nel catalogo 2 (o più) esemplari con lo stesso codice a barre o lo stesso numero di inventario (serie-numero).
Cliccando il pulsante risolvi viene restituita la pagina Lista esemplari con elencati gli esemplari doppi.
Possono esserci diverse cause che provocano una situazione simile, ad esempio potrebbe essere stato catalogato un esemplare il cui numero di inventario era stato già assegnato a un altro esemplare fuori catalogo, oppure è stato assegnato all'esemplare un codice a barre non generato dal sistema.
In generale potrebbe trattarsi di due esemplari distinti ma catalogati nel sistema in modo errato, oppure potrebbe trattarsi di una duplicazione dell'informazione su un solo esemplare.
Due esemplari fisici distinti
Nel caso si tratti di 2 (o più) esemplari fisici distinti sarà necessario conservare le informazioni in catalogo ma correggerle per evitare i conflitti.
Risolvi conflitto per stesso codice a barre
Nel caso siano uguali i codici a barre, dovrebbe essere abbastanza semplice capire quale dei due esemplari è errato, poichè in Clavis il codice a barre è generato a partire dall'ID dell'esemplare, a cui vengono eventualmente premessi dei caratteri predefiniti a livello di sistema.
In questo caso è sufficiente modificare l'esemplare con barcode non corretto, inserendo il barcode esatto.
Nell'esempio il barcode è formato dalle lettere BIR e il valore del Record ID.
Catalogo condiviso
Nel caso di un catalogo condiviso tra più biblioteche è sempre bene che l'operazione di modifica del codice a barre sia effettuata con l'esemplare in mano, possibilmente dalla biblioteche che lo gestisce. Infatti, dopo la modifica, potrebbe essere necessario ristampare l'etichetta del codice a barre.
Risolvi conflitto per stesso numero di inventario
Nel caso si tratti di un conflitto tra numeri di inventario, invece, non esiste alcuna corrispondenza con il record ID. Questo è formato dai campi Serie inventariale e Numero di inventario, il quale viene solitamente aggiunto in maniera progressiva al momento dell'aggiunta di un esemplare.
In questa situazione si può procedere come per il codice a barre e modificare manualmente il numero di inventario. Se non si conoscono numeri di inventario liberi nella propria serie è sempre possibile controllare l'ultimo numero inserito dalla pagina Lista serie inventariali.
Attenzione: una volta aggiunto un nuovo numero di inventario in questo modo, sarà necessario anche andare a incrementare di uno il valore del contatore alla pagina Lista serie inventariali.
Un solo esemplare fisico e due o più registrazioni dell'esemplare nel sistema
In questo caso si può scegliere di procedere in due modi:
Se uno degli esemplari non è mai andato in prestito, sarà possibile eliminarlo utilizzando il pulsante Elimina tra i pulsanti azione della scheda esemplare.
Se entrambi gli esemplari del sistema sono andati a prestito è possibile utilizzare la funzione sostituisci con... che permette di schiacciare due o più esemplari, conservando le informazioni storiche di circolazione.