Bolle

La pagina Bolle serve a registrare l’arrivo dei libri in biblioteca (o nel centro servizi) attraverso la creazione di una Bolla di consegna.

La bolla viene creata vuota e popolata in seguito, scansionando i codici EAN degli oggetti ricevuti. Una bolla è associata ad un solo e unico fornitore. Non è necessario chiudere una bolla immediatamente, ma questa può restare aperta a discrezione dell’utente. Una volta chiusa, una bolla non può più essere modificata.

Ogni bolla ha uno stato, che può essere:

• Aperta: la bolla è in elaborazione

• Chiusa: tutti gli oggetti contenuti nella bolla sono stati processati e non è più possibile modificare la bolla o il suo contenuto

Gli EAN scansionati durante l’elaborazione della bolla devono corrispondere a oggetti presenti all’interno di un Ordine.

Modalità acquisti autonomi

In Modalità acquisti autonomi, la pagina Bolle permette ai bibliotecari di registrare l’arrivo del libro in biblioteca. Una singola Bolla può contenere libri che appartengono a ordini diversi purché inviati sempre dallo stesso Fornitore.

Modalità acquisti centralizzati

In Modalità acquisti centralizzati, la pagina Bolle serve agli operatori Centro servizi a registrare l’arrivo del libro. Una singola bolla può contenere libri ordinati da biblioteche diverse e appartenenti a ordini diversi. In questa modalità, gli utenti Bibliotecari o Responsabili degli acquisti non hanno accesso alla pagina.

Elenco delle Bolle

Le Bolle sono mostrate in una tabella e per ogni Bolla è visibile il nome, lo stato, la data di creazione, il fornitore, il totale degli elementi evasi e creati in Clavis e il prezzo totale. Le colonne della tabella sono ordinabili. Cliccando sull’icona dell’occhio nell’ultima colonna è possibile accedere al dettaglio della bolla.

Filtri

I filtri disponibili per la tabella Bolle sono:

• Nome della Bolla

• Fornitore

• Budget

• Data di creazione

• Biblioteca, disponibile solamente per gli utenti con profilo Centro servizi o superiore

• Stato della bolla (Aperta o chiusa)

Pagina di dettaglio della bolla

La pagina di dettaglio della Bolla mostra gli elementi contenuti in una singola bolla.

Se la bolla è in stato Aperto, gli elementi vengono mostrati all’interno delle due tabelle In elaborazione e Confermati. Se la bolla è in stato Chiuso, viene mostrata solo la tabella Confermati.

Per la bolla sono mostrate le seguenti informazioni:

• Nome della bolla

• Data di creazione

• Stato della bolla (Aperta o Chiusa)

• Fornitore

• Elementi, il numero totale di oggetti contenuti

• Totale, il costo totale degli oggetti contenuti nella bolla

Azioni sulla bolla

Nella parte superiore della pagina, sulla destra sono visibili i seguenti pulsanti:

• Chiudi bolla, visibile solamente se la Bolla è in stato Aperto. Apre un modale di conferma che segnala all’utente che dopo la chiusura non sarà più possibile modificare gli elementi nella bolla.

• Crea in Clavis, visibile solamente se la Bolla è in stato Chiuso.

• tre puntini permettono inoltre di accedere ai seguenti pulsanti d’azione:

  • Esporta che permette di esportare in .csv tutti gli elementi confermati della bolla

  • Stampa etichette, che permette di generare un file con le etichette degli elementi già confermati

  • Elimina bolla, visibile solamente se la bolla non contiene elementi nella tabella Confermati (cioè in stato Evaso)

  • Riapri bolla, visibile solamente se la bolla è in stato Chiuso e solamente se si hanno i permessi sufficienti.

Crea Bolla

Per creare una nuova bolla si clicca su pulsante Crea Bolla in alto a destra. I dati richiesti per la creazione della bolla sono:

• Numero della bolla

• Data della bolla

• Fornitore, una tendina per scegliere il fornitore dall’elenco Fornitori

Una nuova bolla si troverà nello stato Aperta.

Inserimento EAN

Creata la bolla, è possibile procedere con l’inserimento di un EAN, che può avvenire tramite tastiera o pistola barcode.

Il sistema si occupa di verificare che l’EAN corrisponda ad un titolo presente in un Ordine corrispondente al Fornitore indicato nella Bolla e il cui stato dell’oggetto sia Inviato.

Se l’EAN è valido viene mostrata la corrispondente riga d’ordine nella tabella In elaborazione. Se vengono trovate più righe d’ordine che corrispondono allo stesso EAN e Fornitore, viene scelta quella nell’ordine più vecchio e segnalata con un’icona di allerta. È sempre possibile cambiare l’ordine associato.

Tabella In elaborazione

La tabella In elaborazione elenca gli elementi che sono stati appena scansionati tramite EAN. Questa tabella ha lo scopo di consentire le ultime modifiche ai singoli titoli ordinati, ad esempio assegnando l’Ordine corretto nel caso uno stesso titolo si trovi in più Ordini attualmente in stato Inviato. Oppure permette di ritoccare prezzo netto e sconto. Le informazioni mostrate sono quelle relative all’elemento processato e all’ordine di cui fa parte (dati bibliografici, nome e data dell’ordine, prezzo lordo, sconto e prezzo netto). In caso di errore, è possibile eliminare l’elemento dalla tabella tramite l'icona del cestino sulla destra.

È possibile modificare manualmente i campi: Sconto, Prezzo netto.

Finito il passaggio degli EAN, si clicca sul pulsante Conferma, che permette di passare gli elementi dalla tabella In elaborazione nella tabella Confermati. Lo stato degli oggetti viene modificato automaticamente in Evaso.

Tabella Confermati

La tabella Confermati elenca gli elementi che sono stati già processati, ovvero in stato Evaso. Gli elementi appena aggiunti sono automaticamente già selezionati, in modo da poterne comodamente stampare le etichette con il pulsante Stampa etichette.

Selezionando uno o più elementi della tabella Confermati è possibile compiere le seguenti azioni tramite barra di azione:

• Esporta

• Rimetti in Inviato modifica lo stato degli elementi selezionati da Evaso a Inviato. Visibile solo per bolle in stato Aperto

• Stampa etichette

• Crea in Clavis, visibile solo se la bolla è in stato Chiuso

Pannello laterale

Cliccando sull’icona dell’occhio sull’ultima colonna di una riga di bolla (oppure sulla tabella Confermati di una bolla) si apre sulla destra un panello con il dettaglio delle informazioni disponibili per l’elemento.

È mostrato un riepilogo delle informazioni bibliografiche dell’elemento, un riepilogo dell’ordine di cui fa parte, un riepilogo della Bolla di cui fa parte, i collegamenti alla notizia in Clavis o Metacatalogo e all’OPAC e lo storico delle operazioni fatte in Clavis Acquisti.

Creazione in Clavis

Una volta terminato l’inserimento degli elementi e cliccato sul pulsante Chiudi bolla, è possibile cliccare il pulsante Crea in Clavis.

A seconda della configurazione impostata, possono venire creati automaticamente gli esemplari e le notizie corrispondenti agli elementi della bolla oppure solo gli esemplari. Gli elementi interessati passeranno dallo stato Evaso allo stato Creato in Clavis.

Per maggiori informazioni sulla configurazione e sul funzionamento della creazione in Clavis, vedi Accesso e configurazione.