Introduzione

Cos'è Clavis Acquisti

Clavis Acquisti è la nuova applicazione Comperio per gestire il processo di acquisto multi-fornitore da parte delle biblioteche.

Il software nasce per ottimizzare il flusso di acquisto dei libri, dalla ricerca nel catalogo dei libri in commercio alla creazione della bolla di consegna, gestendo ordini, budget di spesa e anagrafica dei fornitori. L’applicazione è nativamente integrata con Clavis, da cui recupera informazioni utili per orientare la scelta dei libri da comprare (ad esempio dati sulle prenotazioni e numero di copie già possedute dalla biblioteca). Inoltre, Clavis Acquisti può creare automaticamente in Clavis gli esemplari dei libri acquistati.

Clavis Acquisti è progettato per adattarsi a diversi modelli organizzativi e può essere utilizzato sia da biblioteche singole che da reti bibliotecarie con politiche di acquisto coordinate.

Acquisti più mirati e coordinati tra le biblioteche

Clavis Acquisti aiuta i bibliotecari a prendere decisioni consapevoli, basate sui dati dettagliati di circolazione. Per ogni titolo, il software mostra le prenotazioni, il numero di copie già presenti in catalogo, l’indice di richiesta e altri parametri rilevanti, offrendo così una visione chiara delle necessità degli utenti. Inoltre, grazie alla possibilità di visualizzare in tempo reale le attività di acquisto delle altre biblioteche della propria rete, il sistema favorisce il coordinamento: i bibliotecari possono evitare duplicazioni, condividere informazioni e pianificare acquisti in modo strategico. Questa combinazione di dati e trasparenza consente di prendere decisioni più consapevoli, migliorando l’efficacia degli acquisti e la disponibilità dei libri per l’utenza.

Gestione chiara di budget e fornitori

Il software consente di organizzare gli acquisti collegando ogni titolo ad uno specifico budget e fornitore, con monitoraggio continuo delle risorse impegnate, spese e disponibili. Questa gestione strutturata aiuta le biblioteche a ottimizzare le risorse economiche e semplifica il lavoro amministrativo, mantenendo il controllo completo sugli acquisti.

Organizzazione e monitoraggio degli ordini

Clavis Acquisti supporta tutto il flusso di lavoro, dalla preparazione delle liste di acquisto alla ricezione degli ordini. I bibliotecari possono creare liste di titoli da acquistare, salvare ricerche frequenti e gestire un carrello condiviso, pianificando gli ordini in modo flessibile. È possibile monitorare lo stato di ogni ordine, consultare lo storico delle richieste e gestire la spunta delle bolle dei fornitori. Queste funzionalità rendono il processo trasparente, riducono errori e semplificano il lavoro quotidiano, consentendo di avere sempre sotto controllo gli acquisti effettuati e quelli in corso.

Automazione e semplificazione del flusso operativo

Grazie all’integrazione nativa con Clavis, il software semplifica le operazioni successive alla ricezione dei libri. Gli esemplari dei volumi acquistati possono essere creati rapidamente in Clavis con pochi clic, evitando inserimenti manuali e garantendo che i materiali siano subito disponibili nel catalogo. Allo stesso modo, le etichette dei libri consegnati dal fornitore possono essere stampate rapidamente, velocizzando la preparazione dei volumi per la circolazione. Questa automazione riduce il carico operativo, velocizza i processi e consente ai bibliotecari di concentrarsi sulle attività di gestione e selezione dei contenuti.