1. Creazione fornitore
Per procedere nelle operazioni occorre che siano creati nel sistema i fornitori, attraverso la pagina inserisci fornitore.

2. Creazione budget
Il budget può essere creato per ogni singola biblioteca. La creazione del budget e l'associazione ad una biblioteca del sistema può essere fatta dall'operatore associato alle biblioteche in questione, anche se è connesso (come biblioteca attuale) ad un'altra biblioteca.

3. Creazione ordine
Va creato un ordine per ogni biblioteca di destinazione dei documenti acquisiti. Le singole biblioteche a cui sono associati gli ordini saranno le biblioteche di gestione dei documenti.
Quando si crea un ordine, occorre che l'operatore si posizioni in biblioteca attuale sulla biblioteca per cui effettua l'ordine. Lo si può fare scegliendo la biblioteca dalla tendina in basso a destra (biblioteca attuale).

Nella creazione degli ordini per gli acquisti centralizzati è molto importante che il Titolo ordine permetta l'individuazione della biblioteca per cui si ordina: può essere composto, ad esempio, dalla sigla della biblioteca e dalla data dell'ordine (es: GEIS – 07/03/12 oppure GEIS marzo 01). Questo è necessario per identificare facilmente l'ordine nella pagina degli acquisti coordinati).

Una volta effettuati questi passi, dalla pagina di visualizzazione dell'ordine è possibile aggiungere esemplari all'ordine (oppure rimuoverli).