Gestione dei periodici
I periodici in Clavis Metacatalogo sono entità a più livelli, composte da un’entità di tipo Seriale (periodico) a cui sono legate le entità di tipo Fascicolo tramite un apposito campo di tipo Legame (I461-Fascicoli).
I fascicoli si delineano quindi come entità indipendenti, dotate di ID, ricercabili e visualizzabili in catalogo singolarmente. I fascicoli possono anche avere un proprio titolo, propri allegati, propri legami e note.
Quando ci si abbona ad un entità di tipo Seriale (periodico), sia da una fonte esterna che da un altro sistema facente parte della stessa installazione di Metacatalogo, ci si abbona automaticamente anche ai fascicoli collegati solo se tale operazione è prevista dalle regole di abbonamento del proprio sistema.
Se sono presenti i fascicoli di un periodico, è possibile creare gli esemplari in Clavis, cliccando sul pulsante Vedi in Clavis dalla scheda del periodico.
La gestione dei fascicoli
Cliccando sul pulsante Gestisci fascicoli nella scheda del record, è possibile accedere alla pagina di gestione dei fascicoli che permette di visualizzare, creare, rinumerare o spostare fascicoli e annate.
La vista a calendario permette di identificare i fascicoli nella loro data di pubblicazione. Con la tendina di selezione Annata è possibile scegliere l’annata di cui visualizzare i fascicoli nel calendario. Le annate presenti nel menù a tendina sono solo quelle di cui sono presenti dei fascicoli.
In alto a destra sono visibili le operazioni:
Crea fascicolo
Crea annata
i tre puntini includono Rinumera annata e Duplica annata
Selezionando un fascicolo è possibile visualizzare l’intestazione, l’annata, la data e il numero, oppure cliccare su Modifica ed accedere alla scheda del singolo fascicolo. I pulsanti Sposta avanti e Sposta indietro permettono di spostare il fascicolo avanti o indietro nel calendario, modificando di fatto il campo Data del fascicolo.
Il pulsante Seleziona tutto permette di selezionare tutti i fascicoli appartenenti all’annata che si sta visualizzando. Selezionati i fascicoli, è possibile spostarli massivamente avanti o indietro nel calendario.
Crea fascicolo
Clavis Metacatalogo prevede due modalità per creare un fascicolo:
con il pulsante Crea Fascicolo all’interno dell’area Gestisci fascicoli del periodico di interesse.
con il pulsante Crea record, scegliendo tipo entità Fascicolo. In questo caso, in fase di creazione dell’entità è necessario aggiungere il legame I463 - È fascicolo di e legare il periodico di interesse.
Entrambe le procedure portano alla stessa schermata di creazione della nuova entità, in cui è possibile inserire i dati per descrivere il fascicolo e effettuare gli eventuali legami con authority e notizie.
La procedura è sempre la stessa per tutte le entità ed è descritta nella pagina Crea record.
L’unico campo obbligatorio per le entità di tipo Fascicolo è il campo UISSUE - Fascicoli che include i sottocampi che riportano i dati di numerazione, annata, data e schema che vanno a comporre l’intestazione del fascicolo. L’intestazione del fascicolo può essere compilata utilizzando questo campo in due modalità:
automaticamente, impostando uno schema di numerazione e compilando i sottocampi Anno, Data fascicolo e Volume/Annata. In questo caso il sistema genera l’intestazione a partire dai dati inseriti
manualmente, compilando il sottocampo Intestazione libera. Il sottocampo Intestazione libera sovrascrive sempre l’intestazione generata automaticamente.
Crea annata
Per creare un’annata, cliccare sul pulsante Crea annata all’interno della pagina Gestisci fascicoli.
La finestra pop up di inserimento dati è composta dai seguenti campi:
Schema
Anno
Volume
Data inizio e Data fine
Frequenza
Numero iniziale e Numero finale
Rinumera dopo il
Con il pulsante Vedi anteprima è possibile avanzare nella procedura e visualizzare sul calendario l’anteprima dei fascicoli della nuova annata che si sta creando.
Dalla finestra di anteprima è possibile attuare tutte le modifiche necessarie: eliminare o aggiungere fascicoli, rinumerarli, spostarli, modificarne l’intestazione.
Fatte le eventuali modifiche necessarie, cliccare su Crea annata.
Panoramica delle funzionalità di Vedi anteprima
La pagina presenta una serie di funzionalità per la modifica dei fascicoli dell’annata. A seconda dell’operazione che si sta eseguendo sull’annata (creazione, rinumerazione, duplicazione) le funzioni disponibili possono variare.
Rinumerazione automatica: se attiva, garantisce la continuità della numerazione dei fascicoli quando si eliminano o si aggiungono fascicoli all’annata. È possibile disattivarla togliendo il flag.
Seleziona tutta l’annata: il flag consente di selezionare tutti i fascicoli dell’annata
Seleziona da/a: permette di selezionare un intervallo di fascicoli
Aggiungi numero: permette di aggiungere un fascicolo all’annata
Rimuovi: permette di eliminare il fascicolo o i fascicoli selezionati
Sposta avanti/Sposta indietro: permettono di spostare il fascicolo avanti o indietro nel calendario, modificando di fatto il campo Data del fascicolo. È possibile utilizzare questa funzionalità anche massivamente su una selezione di fascicoli.
Rinumerazione: permette di rinumerare una selezione di fascicoli, impostando il nuovo numero iniziale e il nuovo numero finale del primo fascicolo dell’intervallo. Quando si utilizza questa funzione, la rinumerazione automatica viene disattivata.
Eliminare uno o più fascicoli
Per eliminare un fascicolo, selezionarlo e cliccare su Rimuovi. Per eliminare più fascicoli massivamente, selezionare uno a uno i fascicoli che si vogliono eliminare oppure cliccare su Seleziona tutti, oppure selezionare un intervallo con la funzione apposita. Cliccare poi su Rimuovi.
Se la modalità Rinumerazione automatica è attiva, l’eliminazione di un fascicolo provoca automaticamente la rinumerazione degli eventuali fascicoli successivi.
Aggiungere un fascicolo
Per aggiungere un fascicolo all’annata che si sta generando, selezionare sul calendario la data del nuovo fascicolo e poi cliccare su Aggiungi fascicolo.
Se la modalità Rinumerazione automatica è attiva, l’aggiunta di un fascicolo provoca automaticamente la rinumerazione degli eventuali fascicoli successivi.
Spostare uno o più fascicoli
Per spostare un fascicolo, selezionarlo e cliccare su Sposta avanti o Sposta indietro. Lo spostamento avviene di un giorno alla volta. Se si desidera spostare il fascicolo più velocemente, una volta che si è selezionato il fascicolo cliccare direttamente sulla nuova data sul calendario.
È possibile spostare più fascicoli insieme, selezionandoli uno a uno o massivamente, ma solamente di un giorno alla volta con i pulsanti Sposta avanti o Sposta indietro (non cliccando sul calendario).
Modificare l’intestazione di un fascicolo
Per modificare l’intestazione di un fascicolo, passare sopra al fascicolo di interesse con il mouse e modificare l’intestazione manualmente all’interno della finestra. Questa modalità di modifica dell’intestazione va a valorizzare il sottocampo Intestazione libera del campo UISSUE - Fascicoli del fascicolo che si sta modificando.
Rinumerare i fascicoli
Se è attiva la Rinumerazione automatica, la semplice aggiunta o eliminazione di fascicoli non richiede rinumerazione.
In alcune situazioni, però, è necessario rinumerare i fascicoli manualmente (ad esempio quando avviene un accorpamento di numeri). In questo caso è possibile utilizzare la funzione di Rinumerazione.
Selezionare l’intervallo di fascicoli interessato dalla modifica e impostare il nuovo numero iniziale e il nuovo numero finale del primo fascicolo dell’intervallo. Cliccare su Rinumera. I fascicoli successivi verranno rinumerati di conseguenza.
Rinumera annata
Con il pulsante Rinumera annata è possibile modificare la numerazione di un’annata esistente.
Selezionare l’annata che si vuole rinumerare e compilare i campi richiesti (Schema, Volume, Data inizio e Data fine, Numero iniziale e Numero finale).
Prima della conferma è possibile visualizzare l'anteprima dei fascicoli, spostarli, rinumerarli e modificarne l’intestazione manualmente, come su Crea annata. Le funzionalità Elimina fascicolo e Aggiungi fascicolo non sono disponibili.
Duplica annata
Con il pulsante Duplica annata è possibile creare una nuova annata a partire dallo schema di fascicoli di un’annata precedente.
Nella finestra pop up, selezionare l'annata che si vuole duplicare, scegliendo dal menù a tendina tra quelle disponibili.
Selezionata l'annata, lo schema di numerazione da replicare nella nuova annata viene recuperato in automatico dall’annata sorgente. Inserire gli altri dati (Anno, Numero iniziale e Numero finale, Volume).
Come per l’operazione Crea annata, prima della conferma è possibile visualizzare l'anteprima dei fascicoli, eliminarli, rinumerarli, spostarli e modificarne l’intestazione.