Questo articolo illustra i passaggi per creare un elenco di esemplari da allegare alla richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica del Veneto.

È compito del bibliotecario controllare che il numero degli esemplari sia corretto. Nel caso della presenza in catalogo di più notizie riferite alla stessa edizione, il procedimento di estrazione dati dalle notizie potrebbe generare dei falsi negativi.

Istruzioni

  1. Inserire tutti gli esemplari candidati alla procedura di scarto in un unico scaffale su Clavis.

  2. Aprire lo scaffale; nella sezione Operazioni sul contenuto aprire il menu seleziona operazione… e fare clic su esporta su file CSV.

  3. Selezionare i campi Titolo, Autore, Data 1, Inventario, Collocazione e fare clic su esporta per generare una tabella nel formato csv.

  4. Aprire la tabella generata, selezionare la colonna relativa al titolo e ordinarla in ordine alfabetico; poi ridurre a icona il documento.

  5. Tornare allo scaffale con gli esemplari candidati alla procedura di scarto.

  6. Nella sezione Operazioni sul contenuto aprire il menu seleziona operazione…, fare clic su estrai notizie e quindi su lega.

  7. Fare clic sul pulsante creazione rapida nuovo scaffale e assegnare un nome allo scaffale, per esempio Notizie degli esemplari da scartare.

  8. Dall’elenco degli scaffali individuare lo scaffale appena creato e dalla colonna azioni fare clic su lega posto in corrispondenza dello scaffale stesso.

  9. Fare clic sul pulsante processa.

  10. Aprire lo scaffale appena creato; nella sezione Operazioni sul contenuto aprire il menu seleziona operazione… e fare clic su esporta su file CSV.

  11. Selezionare i campi Titolo, Esemplari e fare clic sul pulsante esporta.

  12. Aprire la tabella generata, selezionare la colonna relativa al titolo e ordinarla in ordine alfabetico; poi selezionare tutti i dati contenuti nella colonna Esemplari, copiarli e chiudere il documento senza salvarlo.

  13. Aprire la tabella degli esemplari in precedenza ridotta a icona, spostarsi sulla prima colonna vuota alla destra dei dati e incollare la colonna Esemplari copiata in precedenza.

  14. Salvare la tabella ottenuta.