Le Regole italiane di catalogazione (Reicat) distinguono tra:

  1. Pubblicazioni con parti non autonome o allegati, per esempio: una cartella con fogli sciolti, un libro con la sua custodia, una guida turistica con una cartina allegata, un gioco da tavolo con varie parti ecc.

  2. Pubblicazioni in più unità, per esempio: un libro e un CD-ROM, un romanzo in due volumi, un cofanetto con 3 DVD di 3 film diversi, una enciclopedia, una pubblicazione in più parti o sezioni ecc.

In Clavis il trattamento catalografico di questa tipologia di risorse è legato alla circolazione degli esemplari, ovvero alle modalità con cui gli oggetti fisici vengono prestati agli utenti.

Poiché ogni sistema bibliotecario, e spesso ogni singola biblioteca, adotta politiche di circolazione differenti prima di stabilire come catalogare queste risorse è opportuno chiedersi come vengono prestati gli oggetti: se la risorsa viene prestata nel suo insieme o se le unità vengono prestate separatamente.

Trattamento catalografico

Se le unità vengono prestate singolarmente si può redigere una descrizione a livelli.

Se le unità circolano insieme è opportuno creare una descrizione d’insieme. In questo caso le informazioni sulle singole unità (titoli, autori ecc.) possono essere rese tramite:

  • una nota di contenuto, indicizzata dal sistema con lo stesso peso di un titolo vero e proprio. Quando si indica in una nota di contenuto il titolo specifico di un film l’utente che lo cercherà arriverà a quella notizia, pur avendo quella notizia un altro titolo;

  • il trattamento delle opere: collegando le authority opera, associate ai rispettivi contenuti delle unità (per esempio l’opera di un film) e corredate dagli eventuali legami con autori, classi e soggetti o parole chiave, è possibile fornire le informazioni necessarie.

Gestione degli esemplari

Per le descrizioni a livelli (superiore e inferiore, o superiore, intermedia e inferiore) gli esemplari vengono associati solamente alle inferiori. Questo significa che:

  • in fase di prenotazione l’utente fa la prenotazione sul titolo;

  • in fase di gestione delle prenotazioni il bibliotecario vede solamente l’esemplare associato alla notizia inferiore.

Per le descrizioni d’insieme, sono possibili due alternative:

  1. la creazione di un unico esemplare con l’indicazione della molteplicità: per esempio un contenitore con 3 DVD avrà l’indicazione 3 nel campo molteplicità presente nei dati fisici e gestionali della copia;

  2. la creazione di tanti esemplari quante sono le unità.

A livello di prenotazione creando un unico esemplare:

  • l’utente fa la prenotazione sul titolo

  • il bibliotecario prende in gestione la singola copia prenotata che sarà riferita all’oggetto nel suo insieme (un contenitore con più DVD, un libro con un CD-ROM ecc.)

Mentre se vengono creati più esemplari per ciascuna unità (sempre riferiti ad una unica descrizione d’insieme):

  • l’utente fa la prenotazione sul titolo;

  • il bibliotecario prende in gestione la prenotazione, clicca su Scegli e spunta tutti gli esemplari relativi alle diverse unità prima di processarli.