Introduzione

Metacatalogo è la soluzione innovativa per l'integrazione delle basi dati dei beni culturali in un unico catalogo. La piattaforma risponde alla crescente esigenza di superare i limiti dei cataloghi bibliotecari tradizionali, permettendo di unificare risorse non bibliografiche (archivistiche, museali, digitali) e garantendo una gestione flessibile dei metadati.

Metacatalogo consente la creazione di "dizionari di metadati" personalizzati per diverse tipologie di materiali, supportando standard differenti e permettendo l'integrazione di dati da fonti variegate. Una delle sue peculiarità è la riconciliazione di record distinti che descrivono lo stesso oggetto, superando le criticità dell'aggregazione di cataloghi preesistenti e "difformi". Questo processo permette la fusione dei campi identici e la conservazione delle specificità di ogni agenzia catalografica, assicurando l'integrità e la ricerca sull'intero patrimonio.

La piattaforma promuove economie di scala attraverso una modalità di condivisione granulare ("abbonamento") tra diverse agenzie catalografiche, consentendo aggiornamenti in tempo reale e ottimizzando il lavoro. Metacatalogo si rivolge a una vasta gamma di professionalità – da amministratori di sistemi complessi e Metadata Specialist (con il supporto di consulenza di Comperio) a gestori di cataloghi condivisi, catalogatori esperti e meno esperti, e operatori culturali – offrendo strumenti personalizzabili e procedure semplificate.

Infine, la piattaforma facilita una gestione innovativa dei Poli SBN, permettendo a diversi sistemi bibliotecari di cooperare con l'Indice SBN e di gestire specifici dati locali, mantenendo l'autonomia dei rispettivi gestionali Clavis e OPAC.

L’integrazione delle basi dati dei beni culturali

Pluralità di metadati in un unico catalogo

I cataloghi collettivi delle biblioteche costituiscono spesso il fulcro della documentazione culturale del territorio. Tuttavia, esistono molte raccolte di materiali non bibliografici (oggetti archivistici, museali, etnografici ed ambientali, ecc.), spesso descritte con set di metadati specifici e salvate in banche dati non comunicanti tra loro. Questa frammentazione limita la visibilità dei materiali, che restano confinati nei propri ambiti disciplinari o tecnologici e impedisce a studiosi, cittadini e operatori culturali di accedere, attraverso un’unica ricerca, all’insieme delle risorse disponibili sul territorio.

Inoltre, le biblioteche si trovano spesso nella necessità di gestire beni culturali ed oggetti informativi che allo stato attuale si integrano con difficoltà nei modelli catalografici basati essenzialmente sul libro a stampa (ad esempio oggetti digitali, manoscritti, oggetti per l’istruzione ed il divertimento): anche in questi casi la necessaria integrazione in un catalogo unitario deve conciliarsi con l’esigenza di documentare tali materiali attraverso specifici set di metadati, spesso già codificati ma su applicativi differenti (ad esempio per quanti riguarda i manoscritti e gli oggetti digitali).

Pur conservando le specifiche caratteristiche descrittive e un distinto ambito d’uso, i dati che condividono un unico discovery tool, integrando la ricerca e condividendo indici e forme di autorità, possono guadagnare un più ampio pubblico, offrendo nuove informazioni ai numerosissimi utenti che utilizzano gli OPAC dei sistemi bibliotecari.

La creazione e la gestione dei “dizionari di metadati”

I sistemi catalografici tradizionali, nel perseguire l’omogeneità dei dati, impongono modelli descrittivi rigidi, che molto spesso costringono a sacrificare informazioni peculiari di alcune tipologie di materiali per adattarsi al modello dominante (cioè quello bibliografico).

Alla base di Metacatalogo sta invece la possibilità di creare e gestire da parte dell’utente esperto una pluralità di dizionari di metadati, attraverso cui saranno proposte e generate differenti maschere per l’inserimento dei dati. Oltre al dizionario dei dati bibliografici, basato essenzialmente sui campi UNIMARC, possono essere disponibili Dizionari specifici per l’importazione e la creazione di cataloghi speciali, come il catalogo dei manoscritti (MANUS), i set di dati proposti da ICCD (oggetti museali, archeologici, fotografici, ecc.), i metadati propri degli oggetti digitali (METS, MAG, ecc.); è inoltre possibile integrare i dati UNIMARC con metadati provenienti dalle basi dati editoriali e del commercio librario.

Ma diventa anche possibile all’utente esterno creare Dizionari specifici per documentare materiale particolare oppure per importare basi dati non conformi a standard o modelli ufficiali.

Molti modi per rappresentare un record

Nei sistemi tradizionali l’unificazione dei dati provenienti da fonti diverse può comportare una perdita di informazioni: quando due cataloghi descrivono lo stesso oggetto, si impone una “forma vincente”, mentre tutte le altre varianti vengono eliminate. Questo approccio sacrifica la varietà descrittiva e non rende giustizia alla complessità dei contesti informativi.

Metacatalogo propone un modello radicalmente diverso, perché rende possibile la coesistenza di dati che, in modalità diverse, descrivono il medesimo oggetto.

Più record distinti che descrivono uno stessa entità (ad esempio una monografia o una voce di autorità) possono essere “riconciliati” in Metacatalogo, cioè riconosciuti come forme diverse che descrivono e individuano il medesimo oggetto.

Una volta riconosciuta l’identità, i singoli campi dei diversi record di origine vengono confrontati: i campi identici vengono “fusi” e quelli diversi vengono conservati ed associati a ciascuna agenzia catalografica di origine.

In questo modo, si superano i problemi connessi alle costose attività di “schiacciamento” di cataloghi diversi (ad esempio la necessità di riconoscere forme vincenti a fronte di forme da eliminare), introducendo un sistema più granulare di riconoscimento dell’identità degli oggetti e di mantenimento di campi descrittivi specifici o comunque differenti, anche in relazione alle regole catalografiche, alle stratificazioni nella produzione dei cataloghi, ad aspetti legati alle diverse espressioni linguistiche.

Inoltre si fondano i presupposti per la condivisione da parte di diverse agenzie catalografiche della medesima istanza di Metacatalogo: per la stessa entità si possono condividere molti campi, ma per alcuni campi è possibile mantenere forme peculiari e differenti per forma, contenuto o lingua.

L’aggregazione di cataloghi preesistenti di beni culturali nel territorio

Molte volte il necessario rigore nella costruzione dei cataloghi rende di fatto impossibile importare in un catalogo strutturato altri cataloghi prodotti nel territorio, in teoria utili per fornire agli utenti servizi integrati, ma di fatto caratterizzati da difformità o anomalie rispetto agli standard catalografici. Interventi di “ricatalogazione” sono spesso improponibili, sia per motivi economici che di tempo.

Metacatalogo permette di effettuare importazioni di cataloghi “difformi”, incompleti o specifici senza che tale importazione infici la correttezza e la coerenza del catalogo principale. Il principio di “riconciliazione”, infatti, permette di riconoscere, quando possibile, l’identità di un record o di una entità, mantenendo i campi “difformi” come specifici dell’agenzia catalografica di origine, ma consentendo comunque al pubblico di effettuare ricerche sull’intero patrimonio censito.

Un Metacatalogo per diversi Clavis: economie di scala nella gestione dei cataloghi

La catalogazione tradizionale è un processo costoso in termini di tempo e risorse: la partecipazione di più agenzie catalografiche ad un unico catalogo consente invece di ottimizzare il lavoro e di realizzare importanti economie di scala. Metacatalogo supera il concetto di “importazione” dei dati da un catalogo ad un altro, introducendo una modalità di condivisione che consente, in maniera granulare, di stabilire a priori, per uno stesso record o entità, quali campi si desiderano condividere con altri sistemi e quali no. Questa modalità, che si chiama “abbonamento”, consente di usufruire in tempo reale delle modifiche, degli aggiornamenti e degli arricchimenti che tutti i catalogatori abilitati, anche se appartenenti a diversi sistemi, introducono all’interno del catalogo.

Ciascun Sistema che coopera nel Metacatalogo, vedrà poi i suoi dati costantemente aggiornati nel Clavis e nel Discovery della propria Rete o della propria Biblioteca, lasciando le attività gestionali e di circolazione autonome rispetto al catalogo.

Agevolare un lavoro complesso: il profilo degli utilizzatori e le nuove professionalità nell’ambito della gestione dei cataloghi

L’interazione con Metacatalogo coinvolge molteplici esigenze e profili professionali diversi, alcuni tradizionali, altri particolarmente innovativi, specialmente nell’ambito della progettazione di grandi basi dati di beni culturali.

L’Amministratore di sistemi complessi e il Metadata Specialist

Chi deve integrare in un unico portale informativo diversi sistemi bibliotecari e/o enti culturali differenti (biblioteche, archivi, musei, centri di documentazione), trova in Metcatalogo una piattaforma duttile, in grado di ospitare diversi dizionari di metadati e quindi di fornire ai singoli operatori un interfaccia adeguato per l’inserimento di dati specifici.

Il Metadata Specialist può quindi creare strategie efficaci di politica culturale nel territorio, coinvolgendo enti diversi e rispettando le esigenze documentarie e le peculiarità di ciascun partner.

Comperio offre la propria consulenza e il proprio servizio di analisi e progettazione agli Enti che, pur vedendo nel Metacatalogo un’occasione per far crescere i servizi informativi del territorio, non hanno a disposizione adeguate risorse tecniche da impiegare in tale progetto.

Il gestore di cataloghi condivisi

Chi vuole navigare in modo rapido e intuitivo la complessità del reticolo di dati che compongono il record e desidera uno strumento che permetta di impostare e controllare in modo autonomo le attività di import, export e mappatura di dati, trova in Metacatalogo lo strumento ideale, flessibile e personalizzabile.

Metacatalogo permette di impostare particolari profili per importare da fonti esterne i dati in base alle proprie esigenze, definendo per ciascun campo che costituisce il record regole di aggiornamento (“abbonamento”) in tempo reale sulla base del lavoro di altre agenzie catalografiche che partecipano alla stessa istanza di Metacatalogo.

Il catalogatore

I catalogatori esperti possono usufruire di uno strumento molto raffinato per la gestione dei dati catalografici, anche relativi a materiali diversi; un sistema granulare di permissioni permette di tutelare, campo per campo, il lavoro di vidimazione dei record, mentre procedure sofisticate di ricerca e data cleaning permettono di controllare la coerenza dei dati e di operare modifiche e correzioni massive.

Ma anche il catalogatore meno esperto o alle prime armi può utilizzare Metacalogo in modo semplice e, attraverso maschere guidate di inserimento dati (template), che possono essere personalizzate a livello di sistema o anche di singolo catalogatore.

L’operatore culturale

Chi ha necessità di gestire il catalogo in modo rapido, limitandosi alle attività di aggregazione degli esemplari, può usufruire di procedure semplificate di ricerca su molte fonti e di profili di importazione che “confezionano” il record secondo le specifiche necessità informative della biblioteca o del sistema.

Metacatalogo e SBN

Anche la partecipazione delle biblioteche al Servizio Bibliotecario Nazionale impone notevoli rigidità e limitazioni nella struttura e nei contenuti dei dati bibliografici, in quanto i protocolli SBN, per assicurare uniformità al catalogo nazionale e l’attività di allineamento dei poli, spesso non consentono la convivenza tra dati “SBN” ed altri dati diversi per forma o per contenuto. Inoltre, per gruppi di biblioteche, non è possibile partecipare ad un unico polo SBN mantenendo diversi sistemi di gestione, per quanto riguarda gli utenti e la circolazione.

Con Metacatalogo è invece possibile gestire un Polo SBN in modo innovativo: più Sistemi Bibliotecari, ciascuno con il proprio gestionale Clavis (e quindi mantenendo il proprio specifico sistema di servizio al pubblico e il proprio OPAC), possono gestire il dialogo con l’Indice SBN in modalità condivisa attraverso la partecipazione ad un unico Metacatalogo.

I dati specifici di SBN sono inclusi in uno speciale dizionario: questo consente di ospitare in una istanza di Metacatalogo sia biblioteche SBN che biblioteche che non aderiscono a questo servizio, le quali possono così mantenere versioni del record differenti rispetto alle norme catalografiche peculiari di SBN.

Anche le biblioteche SBN possono gestire il record individuando quali campi saranno condivisi con l’Indice (e quindi potranno essere oggetto di allineamento), e quali campi invece restano peculiari del Sistema locale (ad esempio campi UNIMARC non gestiti da SBN, come il target di lettura).